Piramide delle Priorità

Tempo fa avevo fatto un esercizio con Excel creando la Matrice di Eisenhower, se hai perso il vecchio articolo ti invito a dargli un’occhiata perché quello di oggi è la sua naturale prosecuzione. La Matrice prima e la Piramide oggi, mi aiutano a prendere al meglio la decisione su cosa non fare, cosa fare e quale priorità assegnare a ciascun task.  Con la Matrice di Eisenhower si riesce a fare la prima scrematura fra cosa fare subito, cosa fare in un secondo momento, cosa delegare e cosa non fare. Avendo la lista delle cose da fare, è opportuno chiedersi: “cosa è più urgente, fra le cose urgenti che devo fare?”. Per rispondere a questa domanda si può utilizzare la Piramide delle Priorità, un utile strumento che come è facilmente intuibile dal nome, ci aiuta a dare la giusta priorità.

Come funziona la Piramide delle Priorità?

Ho fatto la mia versione della Piramide che trovi allegata in Excel, ospita fino a 10 attività (distinte fra loro dal numero di ID) da “prioritizzare” e, con i diversi check, non puoi sbagliare nulla. Iniziamo ad inserire le attività da valutare a partire dalla prima cella libera sotto la colonna Attività. Man mano che inseriremo le attività (senza un ordine logico, semplicemente riportando quando risulta dalla Matrice di Eisenhower o da quanto abbiamo in testa), all’interno della tabella nella parte Confronti Incrociati compariranno dei numeri, saranno riportati in automatico gli ID delle attività. Il nostro compito è fare il confronto fra le attività e scegliere, per ogni coppia, l’attività più importante inserendo dal menù a tendina il segno di spunta. Un esempio pratico ci può aiutare a capire.

Le prime tre attività sono: 

• Pagare Bollette (ID 1);
• Finire la Piramide delle Attività (ID 2);
• Fare Report (ID 3). 

Alla destra di queste attività si sono attivate altre celle. Compiliamole. Accanto a Finire la Piramide delle Attività (ID 2), siamo invitati a confrontare ID 1 con ID 2 e mettere il segno di spunta su quale delle due attività riteniamo più urgente. Per questo esempio mettiamo la spunta alla destra del 2. Successivamente, accanto a Fare Report (ID 3), dobbiamo fare altre due scelte: la prima vede il confronto fra ID 1 e ID 3 e la seconda fra ID 2 e ID 3, mettiamo rispettivamente la spunta vicino al 3 e al 2.

Capito il processo? 

È una sfida “tutti contro tutti”, l’attività che raccoglie più punti vince. Cosa? Il privilegio di essere sbrigata per prima da noi. Procediamo con questo confronto fino a quando abbiamo esaurito le attività. L’ultima colonna, in base alle nostre preferenze poco prima espresse, si popolerà con le attività da fare in ordine di importanza. Quanto più un’attività sarà stata votata nei confronti precedenti, tanto più “scalerà” la Piramide delle Priorità. Il campo note può essere utilizzato ad esempio per ricordarci eventuali vincoli o per annotarci elementi su cui riflettere in caso qualcosa non vada come programmato. Agisci solo sulle celle verdi e verifica che i check in alto siano sempre OK (altrimenti in caso di errore si tingono di un rosso tenue e compare la parola Errore).

Che ne pensi? Conoscevi questa tecnica per incrementare la tua produttività?

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