Dashboard aziendali

di Luca Vanzulli
Blogger, Planning & Control Specialist, Content Marketer

Dashboard aziendali: finalità e suggerimenti

I dashboard aziendali sono un eccellente strumento per sintetizzare i dati aziendali, monitorare gli indicatori di performance, i trend e l’analisi delle varianze dei risultati ottenuti rispetto a un target prefissato. Oggi sul mercato esistono diversi software e business object in grado di aggregare i dati e gestire con facilità la creazione di dashboard personalizzati. Tuttavia, il foglio di calcolo excel è ancora l’applicativo assolutamente più diffuso per realizzare cruscotti aziendali personalizzati, grazie alla sua versatilità e flessibilità. In questo articolo esaminiamo i principali step da seguire nella fase di progettazione e realizzazione di un dashboard con excel, ponendo enfasi su alcune best practices da seguire in termini di struttura del file e finalità da perseguire.

Dashboard aziendali: finalità e progettazione

I dashboard aziendali possono avere diverse applicazioni pratiche nelle varie aree aziendali. Sono molto utilizzati in ambito di controllo di gestione e analisi delle perfomances aziendali e delle singole business units. La tabella riportata qui sotto mostra alcuni esempi di utilizzo:

Quotidianamente, chi ha a che fare con l’analisi dei dati, si trova nella situazione di estrapolare, elaborare, normalizzare, aggregare e sintetizzare le informazioni. Tutti queste operazioni sono fondamentali e devono essere organizzate al meglio, specialmente nei casi in cui è previsto un aggiornamento periodico dei dati, con continue importazioni di nuove informazioni. Organizzare un sistema di dati adeguatamente strutturati e sintetizzati in dashboard possono facilitare i processi decisionali.

Ricorda: Il dashboard aziendale risulta essere anche un valido supporto a livello di processo decisionale e strategico del management

Seguendo un simile approccio analitico e “collaborative” sarà poi possibile modellare su carta il dashboard aziendale individuando il giusto mix di tabelle, grafici, caselle numeriche, loghi o icone.

Ricorda: “Solo quando avete le idee chiare, potete procedere alla parte operativa vera e propria, concentrandovi in primis alla normalizzazione dei dai e al data cleaning”

Come strutturare il tuo file excel

La costruzione del file, che ha come output un dashboard, è una fase molto delicata e che richiede un’analisi preliminare della base dati disponibile e di che cosa si vuole mettere in evidenza. Il file deve essere realizzato in modo tale da essere dinamico. Si suggerisce, pertanto di impostare fogli di lavoro distinti, ad esempio come indicato qui di seguito:

• inserire un foglio menu dove spiegare gli step di costruzione del file excel.
• creare un foglio input dove strutturare la base dati e i successivi aggiornamenti
• definire 1-2 Fogli di lavoro intermedi per elaborare i dati e creare tabelle di appoggio per l’aggregazione di dati ad esempio attraverso l’ausilio di tabelle pivot;
• impostare un foglio di output per il Dashboard di sintesi finale, strutturato in modalità dinamica con i fogli di elaborazione dei dati.

Sotto riepiloghiamo un esempio di come preparare la costruzione del file excel seguendo l’approccio: input-elaborazione-output.

Progettazione di dashboard: semplici best practices

Il modello di dashboard deve essere molto semplice e snello e deve tenere conto di alcuni elementi chiave:

– impatto visuale istantaneo: non riempite troppo l’area del cruscotto aziendale;

– scegliere adeguati caratteri numeri e inserire efficaci formattazioni per dare risalto alle informazioni;

– allineare i numeri a destra, decidere se indicare o meno i decimali e in caso di numeri grandi pensare di dividere le cifre per 1000;

– utilizzo di formule excel come ad esempio: l’indice confronta associato ai collegamenti di moduli excel,  convalida dati per creare elenchi a cascata, tabelle pivot  o le funzioni cerca.vert per “dinamicizzare” il cruscotto aziendale;

– impostare il giusto mix di tabelle, caselle di testo, tabelle pivot con slicer, grafici e icone per rappresentare al meglio la sintesi dei dati da presentare e da monitorare.

– utilizzare le formattazioni condizionali excel per dare più impatto visuale alle informazioni;

– definire il giusto mix di colori; è preferibile puntare molto su scale di colori e combinazioni di colori correlate ad esempio al vostro logo aziendale;

– utilizzare colori tenui ed uniformi nel caso nel caso in cui non si voglia dare forte impatto visuale su specifici indicatori di performance;

– sfruttare invece l’impatto dei contrasti di colore nel caso in cui si vuole dare più enfasi a determinate sezioni del report di sintesi.

Di seguito riportiamo alcuni esempi di combinazioni di colori da utilizzare nella progettazione di un dashboard:

Come potete osservare giocando sul mix dei colori, potrete dare maggiore impatto o meno a determinate sezioni ed elementi.

Conclusioni

Come avete potuto comprendere in questo articolo la costruzione di un dashboard excel professionale, deve seguire alcune best practices. È fondamentale che la fase di progettazione sia affrontata in modo collaborativo con i destinatari delle informazioni. Un’adeguata concentrazione alla fase progettuale del dashboard, può rendere molto rapido l’aggiornamento periodico dei dati. In un prossimo articolo, entreremo più nel lato pratico dei dashoard proponendo un caso pratico di come realizzare un semplice cruscotto aziendale in excel.