Come realizzare il Budget dei costi di una commessa o di un progetto

di Luca Vanzulli
Blogger, Planning & Control Specialist, Content Marketer

Quali sono gli elementi chiave da considerare nella fase di definizione di un budget di progetto? Perché è importante definire i tempi di realizzo e le risorse necessarie? Il budget di progetto richiede una stima accurata dei ricavi, dei costi e del timing di execution delle varie attività previste. In questo articolo, trovate una serie di considerazioni e preziosi suggerimenti per redigere un budget di commessa.

Timing, risorse e costi

Quando ci si accinge a predisporre una stima di budget per un progetto, è possibile adottare diverse soluzioni: quella più immediata si fonda sull’analisi di precedenti progetti similari eseguiti in passato. Si effettuerà un’analisi comparativa che ci supporterà al calcolo e alla valutazione dei fattori necessari in termini di manodopera, costi e tempistiche.

Ricorda: spesso i progetti possono risultare similari, ma poi tipologia di clientela e condizioni non perfettamente alienate, possono portare a risultati diversi.

Ecco perché se si utilizza il metodo comparativo con progetti precedenti, si suggerisce di selezionare più di un progetto ed effettuare delle stime medie per calcolare costi e timing di lavoro.

Un altro approccio potrebbe essere quelle di focalizzarsi su specifiche variabili ripetitive e similari. Ad esempio potrei focalizzarmi sul numero di persone da coinvolgere nel team di lavoro o sul numero di gironi lavoro necessari. Secondo questa logica può essere determinante l’urgenza o meno del cliente per completare le attività richieste.

La terza soluzione invece è più accurata e dettagliata: il progetto va suddiviso in attività di lavoro e per ciascuna di queste fasi dobbiamo calcolare tempi e costi. La sommatoria di quanto ottenuto dall’analisi delle micro attività ci darà una stima totale di tempo e di costi. Come potete comprendere, quest’ultimo approccio è sicuramente il più accurato ma anche il più complesso e faticoso da impostare. La soluzione di stima delle micro attività pertanto si presta molto bene per progetti molto complessi e articolati.

La miglior soluzione è quella di utilizzare un modello misto, facendo un mix dei suddetti approcci in modo da avere delle contro verifiche, utili per far emergere criticità.

Budget di progetto: costi e risorse

Quando si redige un budget di commessa occorre stabilire quante risorse occorrono:

• manodopera interna ed esterna;
• materiali da impiegare;
• spese per trasferte;
• strumenti di supporto alla produzione.

La tipologia di costi può essere di tipo diretto o indiretto. Ad esempio, sono costi di tipo diretto il costo del personale o di eventuali consulenti esterni nel caso si decida di esternalizzare parte dell’attività. L’impiego dei costi indiretti è necessario quando si vuole procedere al calcolo di un costo pieno. In questo modo si allocherà al progetto una quota di costi comuni o di struttura. É buona prassi aggiungere dei costi supplementari per coprire eventuali rischi o criticità che potrebbero emergere durante l’execution del progetto.